社内報をDXしたいんだけど、どうすればいいですか?

こんにちは!SPECTRUM株式会社です。
私たちは「理解りづらいを、わかりやすく 興味深く」を理念に活動しているデザインコンサルティング会社です。

新型コロナウイルス拡大の影響でリモートワークになり、ペーパーレス化やDX化が進む一方で「これはデジタル化できないんじゃないか?」というものもありますよね。その一つに挙がるであろうものが社内報です。今回は、オフィス内などのオフラインコミュニケーションの一環であった紙やイントラネットの社内報をDX化していく上での要点をお伝えします。

社内報の役割

「四半期に1回くらい広報や人事部が制作したものを読んでるなぁ」というのが社内報への認識という方が多いかと思いますが、そもそも社内報の役割とはなんでしょうか?弊社では大きく3つの役割があると考えています。

1. 新規入社や成績上位メンバーの紹介
2. 会社の理念やカルチャーの浸透
3. 社外への企業内の取り組みの周知

1、2は誰にでもすぐ理解できる役割かと思いますが、3は「なんで社内報やのに社外への周知やねん」と思った方も多いのではないでしょうか。実は近年、社内報をブログで公開している企業が増えています。リファラル採用が普及していく中で社内のことを外部に公開して、入社前から会社について詳しくなってもらうことで採用を加速させていくために実施しているようです。

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社内報のDX化において気をつけること

実際に社内報を紙媒体からDXする上で注意すべきポイントが大きく2つあります。

1. 単純にメーリスに移行するのはNG
2. デジタルになっても社内報を読んでもらえるか?

1. 単純にメーリスに移行するのはNG

DX化することで、社内報をオフィスで手渡しできなくなります。「じゃあ全員に読んでもらうにはメーリスで配信するのがラクでいいな!」と思われる方が多いかと思いますが、弊社はあまりオススメしません。なぜならメーリスでは社内のメンバーしか閲覧することができないため、社内報の3つ目の役割である社外への企業内の取り組みの周知が果たせないためです。運用をラクにすることはとても重要な観点ですが、社内報の役割を最大限活かせないのは非常にもったいないです。

2. デジタルになっても社内報を読んでもらえるか?

デジタル化すると手渡しして全員に行き渡ったかを確認できないため、全員が社内報を読んでいるかを確認できないと思われる方が多いでしょう。DX後の環境で、社内報を読んでいるか確認するための方法をお伝えします。1つ目は社内チャットツールで社内報を公開してスタンプやコメントで反応してもらうです。SlackやChatworkなどの社内チャットツールの社員全員が入っているグループで「社内報を公開しました!皆さん感想をスタンプやコメントでお願いします!」と一言添える習慣を作りましょう。2つ目は1on1などの人事面談の際に話題に出してみるです。社内報も人事面談も月1か四半期に1回という企業が多いので、タイミングが重ねやすいです。面談の冒頭でアイスブレイク的に「今回の社内報って読んでくれましたか?」とラフに聞いてみることで反応で読んでるかどうかもわかりますし、ついで感覚で一歩踏み込んだコミュニケーションができます。

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最後に

今回は紙やイントラネットの社内報をDX化していく上での要点をお伝えしました。社内報をDX化することで、実はこれまで以上に気軽に社内報を読んでもらえるようになりますし、外部にもシェアしやすくなることが少しでも伝わっていれば嬉しいです。SPECTRUMでは社内報をDX化するための支援もさせて頂いています。「何から始めればいいか?」という気軽な相談からで構いませんのでご連絡お待ちしております!

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